Os eventos corporativos ajudam as empresas a melhorar as relações com os seus clientes a gerar confiança e credibilidade. Para a marca que os organizam, são também importantes momentos para gerar reconhecimento, autoridade no segmento e até novas oportunidades de negócios.
Existem vários tipos de eventos corporativos, como apresentações, palestras, congressos e até confraternizações.
Para a organização de qualquer evento corporativo, será sempre prioritário definir o tipo de evento e seu objetivo principal para a empresa/marca para posteriormente podermos priorizar as ações.
Será necessária cautela com o tipo de experiência que será proporcionada para cada pessoa presente de modo a garantir a total satisfação. Caso contrário, a imagem da empresa pode ficar comprometida perante os colaboradores, convidados e até mesmo clientes.
Depois de definido o tipo de evento e sua duração avançaremos para a procura do Local e tipo de espaço pretendido. Nesta escolha, devemos acautelar a data pretendida e as infraestruturas existentes no espaço de modo que se enquadre no evento que estamos a organizar.
O local além de precisar estar de acordo com o objetivo, também deve ser de fácil acesso aos convidados, além de ser adequado para o número de pessoas convidadas.
Para isso, será importante ter consciência do número de pessoas, tipo de decoração, entre outros aspetos que influenciam no número de áreas, recursos elétricos, instalações sanitárias, tamanho do local de serviço e existência de espaço externo.
O mais importante acima de tudo será sempre o bem-estar dos convidados.
Caso tenhamos palestrantes teremos que aferir a necessidade de alojamento / transporte? Ambos devem oferecer o máximo conforto e para este serviço aconselha-se a que contrate uma empresa confiável que faça a gestão completa. Dar especial atenção à pontualidade, pormenor e atenção aos palestrantes.
Um outro tema importante são os Audiovisuais necessários ao evento. O som e a música são sempre grandes atrativos de qualquer evento corporativo e problemas com áudio podem comprometer a qualidade da organização do evento em geral. Portanto, fique atento a este serviço e aposte na contratação de fornecedores adequados e que façam a correta gestão deste recurso.
Todos os serviços que tenha que recorrer a Terceiros tenham sempre o cuidado de formalizar as adjudicações dos serviços assim como os pormenores dessa adjudicação. A necessidade de assinatura de contrato com os fornecedores garante que ambas as partes vão cumprir com o que foi combinado e estão conscientes do que cada um deve fazer. Essa prática é benéfica tanto para a empresa quanto para a que for contratar.
O planeamento de todo o evento ao pormenor com definição de horas, ações, quem executa e verifica será vital. Toda a preparação neste sentido será fulcral para a excelência do seu evento. Quem falha a preparação, prepara-se para falhar.
Rodeie-se de elementos válidos e profissionais sejam eles seus ou sub-contratados. Cada um terá que ter as suas funções muito bem definidas previamente ao evento. Ter as pessoas certas para as funções certas!
Toda a organização prévia é vital mas tudo também dependerá da adesão dos convidados ao evento. Por melhor preparação que haja, sem convidados, a festa não decorrerá. Assim sendo, faça uma boa aposta no Marketing tendo em conta o Público- alvo a quem se dirige para desta forma adaptar a melhor estratégia. Use as redes sociais, e-mail marketing, anúncios e até mesmo materiais impressos. É importante é que as pessoas tenham conhecimento do seu evento.
As comidas e bebidas que vai servir no evento dependerão do estilo, da quantidade de pessoas e da sua verba. Uma alimentação adequada e de qualidade, precisa existir para que o seu evento corporativo seja um sucesso com elogios e boas referências. Invista em um buffet conceituado e que possua a qualidade necessária para encantar os gostos e paladares dos seus convidados no evento corporativo. Além disso, que contemple as restrições e especificidades alimentares dos participantes.
Os Brindes para os participantes não é obrigatório mas mediante o budget pode ser interessante dar. Com os brindes personalizados há a possibilidade de reforçar de forma significativa o conceito da marca quer seja direcionado a colaboradores como a clientes.
A organização do evento não finaliza na realização propriamente dita do evento e o feedback dos participantes é crucial. Com este feedback irá perceber se o seu evento foi realmente um sucesso e que melhorias devem ser implementadas numa próxima situação.
Não descure da sua presença ou do organizador do evento no local a acompanhar todo o evento de modo a que tudo corra como delineado. Pense na audiência e procure que o seu evento seja uma experiência inesquecível. Tenha em atenção os detalhes pois eles farão toda a diferença para um evento de sucesso. Os detalhes irão enriquecer o seu evento. Faça a diferença e crie aquele evento que ficará na memória de todos! Crie com a 2be1 e a Evento Gourmet!